Shared Folders für eine effiziente Zusammenarbeit

Die Verwaltung eines Projekts, das viele Dateien umfasst, ist eine schwierige Aufgabe. Emails hin und her zu schicken funktioniert vielleicht für eine kurze Zeit, aber danach gerät es schnell außer Kontrolle. Du arbeitest an Version “c”, während dein Kunde bereits an Version “e” arbeitet und schon bald gehen wichtige Änderungen und Hinweise zu dem Projekt verloren.

Eine bessere Möglichkeit, um gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten, ist es, diese einfach in einen gemeinsamen Ordner zu speichern. Auf diese Weise, können du oder dein Kunde Änderungen vornehmen und sie in Echtzeit anzeigen, so dass immer klar ersichtlich welche Datei die aktuelle ist und ist welche Änderungen wann und von wem vorgenommen wurden.

Auf dem Markt gibt es mehrere Anbieter dazu, was es einfach machen sollte, den richtigen sich und deine Kunden zu finden.

✅ Dropbox

Einer dieser Anbieter ist Dropbox. Die einfache Einrichtung, die Möglichkeit Office-Dokumente problemlos in Dropbox (und umgekehrt) zu öffnen, bearbeiten und zu verwalten sowie 2 GB kostenloser Speicherplatz sind für viele ausschlaggebende Gründe dafür sich für diesen Anbieter zu entscheiden. Mittels kostenpflichtiger Upgrades lässt sich der Speicherplatz erhöhen.

✅ Google Drive

Google bietet mit seinem Dienst “Google Drive” ein ähnliches Tool, mit dem du in der Cloud gespeicherte Dateien und Ordner auf deinem Computer anzeigen kannst. Das Öffnen einer Datei erfordert jedoch einen Webbrowser und die Verwendung von Google Apps. Möchtest du ein Dokument in Word bearbeiten musst du dieses zuerst herunterladen.

Google Drive bietet mit 15 GB freien Speicher –  welcher sich durch ein kostenpflichtige Upgrade noch erweitern lässt – wesentlich mehr als Dropbox. Der Wesentliche Unterschied zwischen den beiden Anbietern liegt aber darin, wie die Dateien gespeichert werden. Mit Dropbox existieren Dateien sowohl auf deinem Computer als auch in der Cloud, so dass du sie ohne Internetverbindung bearbeiten kannst. Sobald Dropbox eine Änderung an einem Dokument erkennt, synchronisiert es die neue Version mit der auf dem Dropbox-Server. Wenn du und dein Kunde gleichzeitig an einer Datei arbeiten, kann es allerdings passieren, dass eine “widersprüchliche Kopie” in deiner Dropbox erscheint.

Google Drive unterscheidet sich dadurch, dass von jeder Datei nur eine Kopie existiert. Wenn du an einer Datei arbeitest, bearbeitest du diese Datei auf dem Server von Google. Du kannst Änderung live mitverfolgen, wenn du eine Datei öffnest, an der dein Kunde gerade arbeitet, kannst zusehen, wie er die Änderungen vornimmt.

Es gibt noch eine Vielzahl anderer Dienste zur Dateifreigabe, und die Chance, dass deine Kunden bereits einen dieser Dienst nutzen ist groß, so dass du wahrscheinlich mehrere in deinem täglichen Geschäft verwenden wirst. Aber zu Beginn, bieten Dropbox und Google Drive eine einfache Lösung für die Zusammenarbeit mit anderen oder den Austausch von Dateien zwischen Computern.

 

Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Spesenverwaltung

Du kannst zwar die Zeit mit jeder Timer-App auf deinem Smartphone oder sogar nur mit einem einfachen Küchenwecker erfassen und deine Rechnungen mittel Word erstellen… aber es gibt eine All-in-One-Lösung, die dies noch einfacher macht:

✅ Freshbooks

Mit einem Freshbooks-Konto kannst du Projekte erstellen (eines für jeden Kunden ist ideal für  VA`s), die Arbeitszeit über eine praktische Desktop-App erfassen, die damit verbundenen Ausgaben verfolgen und eine Rechnung ausstellen, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Natürlich kannst du auch eine Rechnung im Voraus erstellen, wenn du gegen Vorauskasse arbeitest.

Freshbooks ist flexibel und bietet so ziemlich alles was man als braucht.
Als virtueller Assistent hast du wahrscheinlich eine Vielzahl von Aufgaben, die du erledigst und einige davon haben einen Pauschalpreis. Vielleicht schreibst du Artikel oder editierst E-Books oder entwirfst Grafiken. In Freshbooks kannst du diese Pakete anlegen und ganz einfach zu einer Rechnung oder einem Projekt hinzufügen.

Auch Kostenvoranschläge für größere Projekte, z.B. für die Erstellung einer Website, lassen sich mit Freshbooks ganz einfach erstellen und per Email an den Kunden senden. Nimmt der Kunde diesen Kostenvoranschlag an kannst du ihn ganz einfach in eine Rechnung umwandeln.

 

Das All-in-One-Kommunikationstool, das jede VA benötigt

Das Telefon klingelt und du stürmst los, um es vor deinem Kind zu greifen zu bekommen. Es könnte sich schließlich um einen Kunden oder noch schlimmer um eine potenziellen Neukunden handeln und es würde keine allzu professionellen Eindruck erwecken wenn der Anruf von deinem kleinen Nachwuchs mit eine unverständlich “Ao?” entgegengenommen werden würde.

Diese Gefahr stellt sich wenn man seine Telefonnummer auf der Website angibt. Doch gerade die Möglichkeit der telefonischen Kontaktaufnahme erhöht, die Anfragen von potenziellen Neukunden. Eine seperate Büroleitung wäre eine Lösung. Eine weitere Möglichkeit ist Skype.

✅ Skype

Du kennst Skype wahrscheinlich vom Chatten mit Freunden oder der Video-Telefonie mit Freunden im Ausland. Aber wusstest du auch, dass du Skype als Telefonersatz nutzen kannst?

Skype bietet zwei Arten von Diensten an: Eingehende und ausgehende Anrufe, die du zusammen oder einzeln kaufen kannst.

Telefonieren

Wenn du unbedingt einen Kunden anrufen musst, der gerade nicht online ist, kannst du diese mit Skype zu erschwinglichen internationalen Telefontarifen auf Mobil- oder Festnetztelefonen anrufen. Auch für internationale Telefonate, gibt es Optionen für eine Vielzahl von Ländern, die bereits ab einem Cent pro Minute beginnen.

Eingehende Anrufe annehmen

Möchtest du deine Nummer auf deiner Website veröffentlichen? Dann kannst du bei Skype kostengünstig eine eigene Rufnummer bestellen die direkt mit der Desktop-App oder mobilen App auf deinem Smartphone verbunden ist und klingelt sobald ein Anruf eingeht. So musst du dir auch keine Sorgen mehr darüber machen, dass jemand anderes deine Anrufe entgegennehmen könnte.

 

Nie mehr Passwörter vergessen

Wenn dein virtuelles Assistenzgeschäft wächst, wirst du feststellen, dass du Dutzende oder sogar Hunderte von Passwörtern verwalten musst. Für Kunden-Websites, Shops, E-Mail-Provider, Hosting-Accounts und vieles mehr, was du für deine Kunden – und dein eigenes Unternehmen – verwaltest benötigst du ein Passwort.

Dabei den Überblick zu behalten, ist eine Herausforderung, wenn du versuchst diese, mit einem Papiernotizbuch oder anderen listenartigen Systemen verwalten. Und nicht nur das, die meisten Passwortverwaltungstools – ob du nun selbst Listen erstellst oder die, die auf dem Computer angeboten werden nutzt – sind einfach nicht sicher. Anders ist das bei LastPass.

✅ LastPass

Wenn du sensible Informationen mit diesen unverschlüsselten Tools verwaltest, riskierst du, dass diese für anderen zugänglich werden. Zudem neigen wir dazu Passwörter so zu erstellen, dass wir uns diese auch leicht merken und einfach eingeben können. Doch diese sind auch viel leichter zu knacken.

Mit dem Passwortmanager LastPass werden Passwörter und Zugangsdaten nicht nur verschlüsselt gesichert, du kannst damit auch wirklich sichere Passwörter, mit zufälligen Zeichenkombinationen nutzen – LastPass merkt sich diese.

Eine weitere sehr nützliche Funktion von LastPass ist die Möglichkeit Passwörter zu teilen. Dein Kunde kann dir damit alle erforderlichen Passwörter freigeben ohne diese via Email zu senden – was eine großes Sicherheitsrisiko bedeuten würde.  Noch besser er kann sich auch dazu entscheiden dir das Passwort nicht anzeigen zu lassen, was für noch mehr Sicherheit sorgt. Außerdem kann er deinen Zugang zu seinen Passwörtern auch jeder Zeit widerrufen, so dass du dich nicht mehr in seinen Konten einloggen kannst.

Das Gleiche gilt, wenn du einige deiner Aufgaben auslagern möchtest. Wenn du zum Beispiel einen Webdesigner beauftragst, deine Website neu aufzubauen, kannst du deine Hosting-Account-Logins vorübergehend mit ihm teilen und ihm dann den Zugang entziehen, wenn die Arbeit erledigt ist.

Das Beste an LastPass sind die Kosten. Der kostenlose Plan ist für die meisten Anwendungen mehr als ausreichend. Wenn du LastPass auf deinem mobilen Gerät nutzen möchtest oder die Möglichkeit haben möchtest, Anmeldungen zu verfolgen, kannst du für 36 $ pro Jahr auf ein Premium-Konto upgraden.

Sicherheit besonders wenn es sich um sensible Kundendaten handelt ist entscheidend für deinen Geschäftserfolg. LastPass macht es einfach, Kundendaten sicher aufzubewahren und weil es so einfach und schnell ist, wirst du schnell feststellen, dass du dich nicht nur auf die Sicherheit verlassen, sondern auch den Komfort von Ein-Klick-Logins nicht mehr missen möchtest.