Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile einer virtuellen Assistenz  und greifen auf deren flexible Dienste zurück. Doch…

Was ist ein virtueller Assistent (VA)?

Virtuelle Assistenten, kurz VA genannt, sind unabhängige Auftragnehmer, die eine breite Palette von administrativen, kreativen und technischen Dienstleistungen erbringen.
Durch den Einsatz moderner Technologien sind sie in der Lage, Unternehmen auf der ganzen Welt ihre Unterstützung zu bieten.

VA`s sind mehr als Sekretärinnen. Sie arbeiten eng mit ihren Kunden zusammen, lernen ihr Geschäft kennen und bieten die professionelle Unterstützung, die jeder Unternehmer braucht, um zu wachsen und erfolgreich zu sein.

Sie können von überall auf der Welt aus arbeiten. Die Entfernung ist nie ein Problem. Alles was sie benötigen ist ein Computer oder Laptop und eine stabile Internetverbindung.

Welche Skills benötigt ein VA?

Wie bereits erwähnt sind die Aufgaben, die ein virtueller Assistent übernehmen kann breit gefächert. Im Folgenden werde ich darauf auch noch etwas genauer eingehen. Doch zuerst möchte ich noch auf einige der grundlegendsten Fähigkeiten hinweisen, die jeder VA mitbringen muss.

Die Kommunikation zwischen VA und Kunden findet meist über Email, Telefon oder Voicemail statt, was es unmöglich macht auf die Körpersprache, die Mimik und Gestik des Gesprächspartners einzugehen. Kommunikation ist das Allerwichtigste. Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Kunden-/VA-Beziehung. Ohne sie wird es keine Zusammenarbeit geben. Weitere Fähigkeiten die ein VA mitbringen sollte sind:

  • Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit dem Computer und Internet
  • Eine schnelle Auffassungsgabe
  • Ein Auge fürs Detail
  • Sprachkenntnisse – sind immer vorteilhaft

Was macht ein virtueller Assistent?

In einem Unternehmen fallen unzählige Aufgaben an. Denke nur mal an die ganzen Online-Unternehmer – sie alle benötigen Hilfe – sei es bei der Buchhaltung, beim Erstellen von neuen Blogartikeln, der Transkription von Audio und Videoaufnahmen oder bei der Suche nach neuen Mitarbeitern (Recruiting)…

 Virtuelle Assistenz für Blogger

Zu Bloggen bedeutet viel Arbeit. Ein Blog dient dazu Informationen zu verbreiten, Netzwerke zu schaffen, Marketing zu betreiben und Kunden zu gewinnen. Ein virtueller Assistent kann hierbei sehr hilfreich sein indem er Aufgaben übernimmt wie:

  • Das Verfassen, Bearbeiten, Formatieren und Veröffentlichen von Beiträgen
  • Das Hinzufügen, Löschen oder Aktualisieren von Plugins (nach Bedarf).
  • Das Transkribieren von Podcasts oder Videos.
  • Das Filtern und Antworten auf Kommentare.
  • Online-Recherchen nach Inhalten, die dem Blog hinzugefügt werden sollen.

 Social-Media Assistenz

Auch im Social-Media Bereich kann ein virtueller Assistent viele Aufgaben übernehmen. Wie zum Beispiel:

  • Die Erstellung von Social Media-Profilen auf Facebook, Twitter, Pinterest…
  • Das Verwalten von Social Media-Profilen (z. B. Tweeten und Posten von Facebook-Updates.)
  • Erstellen von Grafiken und Posten von Bildern auf vorhandenen Profilen.
  • Antworten auf Fragen und Kommentare

 Webentwicklung

Die Meisten, ob Einzelpersonen oder Unternehmen, wissen nicht wie eine Website oder ein Blog erstellt wird – und wenn sie es wissen, fehlt Ihnen häufig die Zeit dazu. Deshalb ist der Bereich der Webentwicklung ebenfalls ein großartiges Betätigungsfeld für einen VA. Hier kann er seine Kunden unterstützen indem er:

  • Webseiten, Blogs oder Landingpages erstellt.
  • Benutzerdefinierte Anwendungen entwickelt.
  • Gateways zu Zahlungsanbietern erstellt.

 Klassische Assistenz

Auch klassische Sekretariatsaufgaben können natürlich von einem virtuellen Assistenten übernommen werden. Dazu zählen:

  • Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen
  • Terminverwaltungen
  • Kundenkorrespondenz und -support
  • Bestellaufnahmen

Einer für Alles?

Anstatt dich als VA um alles zu kümmern, ist es sinnvoll sich zu entscheiden, welche Dienstleistungen man seinen Kunden anbieten möchte und sich auf eine Nische zu spezialisieren. Wenn du ein großer Social-Media-Fan bist und dich gut darin auskennst, dann ist dies vielleicht genau der richtige Bereich für dich. Oder weißt du viel über Webdesign & Webentwicklung – dann kannst du diesen Service anbieten

Egal, für welche Nische du dich auch entscheidest, du solltest in jedem Fall zu bereit sein deine Komfortzone zu verlassen. Denn es werden sicherlich immer wieder Aufgaben an dich herangetragen werden, mit denen du nicht so gut vertraut bist – statt diese vorschnell abzulehnen solltest du die Gelegenheit nutzen, um Neues zu lernen.

Es gibt so viele nützliche Ressourcen im Internet, wie YouTube Videos, Udemy-Kurse…, die dies ermöglichen.

Aufgrund der zunehmenden Nachfrage nach VA`s gibt es auch immer mehr Foren auf denen du dich mit Kollegen vernetzen und Tipps austauschen kannst. Suche einfach nur mal auf Facebook nach Gruppen für virtuelle Assistenten.

 

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